スキャンした書類を放り込むだけで、勝手に片づく仕組みにしました

以前、子どものプリントをスキャンして整理する仕組みの話を書きました。今日はその続きというか、もう一方の山だった大人の書類のほうです。

保険の通知、年金の書類、学校や園からのお知らせ、病院の紙。子どものプリントより枚数は少ないのに、こちらのほうがずっと厄介でした。捨てられないし、あとで探すことがあるからです。

とりあえずスキャンだけはしていたのですが、日付だけの名前のファイルがクラウドに積み上がっていくばかりで、結局どこに何があるのか分からない。スキャンしていない山が、スキャン済みの山に変わっただけでした。

放り込むだけで片づくようにしたかった

目指したのは、「未整理」という名前のフォルダに放り込んでおけば、あとは勝手に片づいている状態です。週に一度、そこを見にいって処理する仕組みを作ってもらいました。

やってもらっているのは、中身を読んで日付と発行元と内容を判断し、名前をつけ直して、白黒でいいものは容量を小さくし、分類フォルダへ移して、最後に一覧表を更新する、というところまでです。

名前の付け方を「日付・発行元・内容」の順に統一したのが、思ったより効きました。並べるだけで時系列になりますし、発行元で目を走らせれば見つかります。

分類は「増やさせない」のが大事でした

最初にやったとき、分類がどんどん増えていきました。書類ごとに新しいフォルダができて、結局また探せなくなります。

そこで、大きな分類は最初に決めた数から絶対に増やさない、その下の枝だけは足してよい、というルールにしました。学校・園、習い事、保険・年金、医療、といった大枠は固定で、その下に「どこからの書類か」の枝が増えていく形です。

新しい教室に通い始めても、枝が一つ増えるだけで、探す場所は変わりません。整理の仕組みは、放っておくと細かくなりすぎるので、上限を先に決めておくのがよさそうです。

圧縮で怖い思いをしかけました

容量を減らすために画質を落とす処理を入れたのですが、ここがいちばん怖いところでした。小さくした結果ファイルが壊れていたら、元の紙はもう捨てているかもしれません。

なので、小さくしたあとに三つ確認してもらうことにしました。ファイルが壊れていないか、ページ数が元と同じか、本当に容量が減っているか。一つでも外れたら小さくしたほうを捨てて、元のファイルを使う。そして元のファイルを消すのは、その確認を通ったあとだけ。

それともう一つ、途中でルールを足しました。フォルダの中身をまとめて消したり、まとめて動かしたりしないこと。毎回いまの状態を確認してから、ファイル名を指定して一つずつ操作すること。

一括で動かすほうが速いのですが、間違ったときにまとめて失われます。速さより、間違えたときの被害が小さいやり方を選ぶ。書類のように取り返しがつかないものを扱わせるときは、ここを最初に決めておいたほうがいいと思いました。

容量が半分以下になりました

通してみたら、書類全体の容量が109MBから45MBになりました。半分以下です。読むぶんにはまったく困りません。

それより良かったのは、探すのをあきらめなくなったことでした。以前は「たしかスキャンしたはずだけど」で終わっていたものが、日付か発行元のどちらかを覚えていれば出てきます。

紙のほうも、スキャンして仕組みに入れたと分かっていれば、気持ちよく捨てられるようになりました。捨てられなかったのは、あとで探せる自信がなかったからだったんですね。

同じことをやってみたい方へ

スキャンしたものが溜まっているだけ、という方はけっこういると思います。この形で頼んでみてください。

クラウドの「未整理」フォルダに、スキャンした書類がどんどん溜まっていきます。
週に一度、これを自動で片づける仕組みを作ってください。

【やってほしいこと】
1. 新しく入ったファイルの中身を読んで、日付・発行元・内容を判定する
2. 「日付_発行元_内容.pdf」の形に名前を変える
3. 白黒でよいものは画質を落として容量を小さくする
　（ファイル名に「カラー」と入っているものは色を残す）
4. 決めた分類フォルダのどれかに移動する
5. 何をどこに入れたかの一覧を作って更新する

【分類のルール】
・大分類は最初に決めた数から増やさない
・大分類の下の枝（学校名や病院名など）は、新しいものが出てきたら足してよい

【安全のために必ず入れてほしいこと】
・小さくしたあと、ファイルが壊れていないか、ページ数が元と同じか、
　本当に容量が減っているか、の3つを必ず確認する
・1つでも外れたら、小さくしたものは捨てて元のファイルを使う
・元のファイルを消すのは、その確認を通ったあとだけにする
・フォルダの中身をまとめて消したり、まとめて動かしたりしない。
　毎回いまの状態を確認してから、ファイル名を指定して一つずつ操作する

まず、いま入っているファイルを数件だけ試して、結果を見せてください。

最後の「まず数件だけ試して結果を見せて」は必ず入れてください。分類のクセは実際に見ないと分かりませんし、いきなり全部動かすと戻せません。

やってみて思ったこと

書類の整理は、分類の仕方を考えるのが本体だと思っていました。でも実際にやってみると、大事だったのはそこではなく、間違えたときにどこまで戻れるかを先に決めることでした。

分類は多少雑でも、あとから直せます。消してしまったものは戻りません。当たり前のようでいて、自動化を頼むときにいちばん忘れやすいところだと思います。