学校の行事が、家族のカレンダーに勝手に入ってくるようにしました

学校の行事予定は学校のカレンダーに、家の予定はGoogleカレンダーに。この二重管理が、ずっと地味なストレスでした。

困るのは、学校のほうを見るのが私だけになることです。夫は見ませんし、私も毎回は見ません。それで「来週これあるよ」を口頭で伝えることになり、伝え忘れると当日に発覚します。家族で共有しているカレンダーに入っていないと、結局その予定は存在しないのと同じなんですよね。

まず一年ぶんを手作業で転記してもらいました

最初にお願いしたのは、その年度ぶんをまとめて家族のカレンダーへ入れてもらうことでした。ブラウザで学校のカレンダーを開いて読み取り、Googleカレンダーに登録する、という流れです。

結果、100件以上が一気に入りました。これだけでもかなり助かって、家族のカレンダーを開けば学校の予定も一緒に見えるようになりました。

ただ、やってみて気づいたのは、これは一度きりでは意味がないということでした。行事は途中で追加されますし、日程も変わります。転記した瞬間から少しずつ古くなっていきます。

本当に難しかったのは、入れる・入れないの線引きでした

自動化そのものより悩んだのが、どれを家族のカレンダーに入れて、どれを入れないかでした。全部入れると、関係のない予定でカレンダーが埋まって見づらくなります。

最初に決めたのは、うちの子に関係するものと全校が対象のもの、という線でした。保護者会の活動は除外、委員会は所属しているものだけ。

ところが動かしてみると、除外し足りないところが出てきました。保護者会の関連行事は名前がいろいろあって、一つずつ除外していくときりがない。それで保護者会に関するものは全般的に除外という書き方に変えました。

逆に、あとから足したものもあります。宿泊をともなう行事は、うちの子の学年でなくても全部入れることにしました。他の学年が泊まりで出ている週は、学校の様子も家の段取りも変わるからです。説明欄に対象も書いてもらっています。

この線引きは、一度で正解にたどりつけませんでした。使ってみて、多すぎる・少なすぎるを感じてから直しています。

だから、ルールを文章のまま持たせました

ここが今回いちばんの工夫かもしれません。線引きのルールを、あとから私が読んで書き換えられるように、定期タスクの中にふつうの日本語の文章として書いてもらいました。

おかげで、直したくなったときに「保護者会のところ、全般除外に変えて」と言うだけで済んでいます。カレンダーに入れる基準は生活が変われば変わるものなので、直しやすさを最初から持たせておいてよかったと思っています。

今は数日に一度、勝手に見に行って、まだ入っていない行事だけを足してくれます。二重に登録されないようにもしてもらいました。

同じことをやってみたい方へ

二段階でお願いするのがよかったです。まず、たまっているぶんを一度手作業で転記してもらいます。

学校のカレンダーに載っている行事を、家族で共有しているGoogleカレンダーに
まとめて入れてください。まず今年度ぶんを一度に転記したいです。

【入れるもの】
・うちの子に関係する行事（対象になっている行事と、全校が対象の行事）
・宿泊をともなう行事は、他の学年のものも含めてすべて入れる
　（説明欄に「宿泊行事」と対象も書いておく）

【入れないもの】
・保護者会の活動に関する行事
・所属していない委員会の行事

一度に全部登録せず、まず数件だけ登録して見せてください。
入れる・入れないの線引きが合っているか、そこで確認します。

ここで線引きの感覚を合わせておいてから、自動化を頼みます。

いま手作業でやってもらった転記を、これから自動で続けたいです。
数日に一度、学校のカレンダーを見に行って、
まだ家族のカレンダーに入っていない行事だけを追加する定期タスクにしてください。

・すでに入っている行事を二重に登録しないこと
・入れる・入れないの線引きは、あとから私が書き換えられるように
　タスクの中にルールとして文章で書いておくこと
・実行するたびに、何件追加したかを報告すること

いきなり自動化から入ると、入れる・入れないの基準が合っていないまま毎回動くことになります。先に手作業で一度やってもらって、目で見て直すほうが早いです。

やってみて思ったこと

やってよかったのは、私の頭の中にしかなかった学校の予定が、家族全員の見える場所に移ったことでした。「聞いてない」がなくなっただけで、ずいぶん楽になりました。

あと、自動化のルールは最初から完璧に決めなくていいんだな、と思えたのも収穫でした。ざっくり決めて動かして、うるさく感じたら削る。書き換えやすい形にしておけば、それで十分回ります。