AI活用　PDF自動保存

園や学校の連絡アプリに、おたよりのPDFが上がってきますよね。給食の献立とか、月のお知らせとか。あれを毎回スマホで開いて確認するのが地味に面倒で、Googleドライブに自動で保存させようとしたんです。そこから先が、なかなかうまくいきませんでした。

最初に返ってきたのは、長い「できませんでした」

AIに頼んだら、しばらく作業したあとで、こういう報告が返ってきました。

署名付きURLを取得しようとしたけれど制限でブロックされた。ページの中でファイルを取得して保存しようとしたけれど拒否された。PDFビューアのダウンロードボタンを押したけれど反応しなかった。ショートカットキーも無反応だった。連絡アプリのWeb版には、そもそもダウンロードボタンが存在しなかった。

丁寧な報告でしたし、ひとつひとつは本当なんだろうなと思いました。でも「じゃあ諦めます」と言われても、こちらとしては困るわけです。それで「本当にどうにもならないの？　権限を変えるとか、できることはないの？」と聞き返しました。

「できない」を3種類に分けてもらった

そこで返ってきた整理が、私にはいちばん役に立ちました。

ひとつめは、仕様として変えられないこと。安全のために、AIはブラウザの画面を見ることはできても、ブラウザ自体のボタンやパソコンのシステムが出す保存ダイアログは押せない、という制限がかかっているそうです。これは私が設定をいじって解除できるものではないと言われました。

ふたつめは、私が設定を変えれば通るかもしれないこと。ここが大事でした。AIが「ダウンロードが途中で止まった痕跡がある」と気づいていて、つまり最後のひと押しだけがブロックされている、という見立てだったんです。それならブラウザ側の設定で、そのサイトからの自動ダウンロードを許可すれば通るかもしれない、と。

みっつめは、まだ試していないこと。連絡アプリからのメール通知に、PDFが直接ついてきていないか。これは調べてもらったら、うちの場合は空振りでした。

「できません」とひとことで言われると諦めるしかない気がしますが、こうやって分けてもらうと、私が動けばいい部分がはっきりします。これは今後もお願いしようと思っています。

で、直ったのかというと

半分です。

ブラウザを最新版に更新したら、ダウンロードボタン自体は反応するようになりました。ところが今度は、押すたびに保存先フォルダを選ぶ画面が出るようになってしまいました。この画面はパソコン側が出しているものなので、やっぱりAIには押せません。

設定を見ると「保存場所を毎回確認する」はオフになっているので、本来なら出ないはずなんです。おそらくブラウザの更新のときに、保存先に指定していたクラウド同期フォルダの場所を見失っているのではないか、というのが今の見立てで、そこを設定し直すところまで来ています。

「うまくいかなかったときの代わり」を先に決めておく

今回いちばんよかったのは、直る前に代替案を決めておいたことかもしれません。

もし全部だめだったら、月に一度、スマホのアプリからPDFをまとめてクラウドに共有する。それだけです。スマホのアプリなら共有ボタンひとつなので5分で終わりますし、そこから先の名前をつけて振り分ける作業は、すでにAIが自動でやってくれる仕組みができています。

しかもおたよりの中身のテキストは、別の仕組みで毎晩取り込んでいるので、常に最新なんです。だから手動が月1でも、困るのは「元のPDFの反映が最大1ヶ月遅れる」ことだけ。そう整理できた時点で、正直かなり気が楽になりました。

自動化って、全部つながらないと意味がないような気がしてしまうんですけど、そんなことはないんですよね。9割自動で、残り1割を月に一度5分やる。それで十分ということが、実際わりとあります。

同じことをAIに頼むときのプロンプト

「できません」と言われたときに、そのまま投げるといいと思ったものです。

さっき「できません」と言われた件について、
理由を次の3つに分けて説明してください。

1. 仕様上どうやっても不可能なこと（私が設定を変えても無理なもの）
2. 私が設定や権限を変えれば通る可能性があること
   → 具体的にどこをどう変えればいいか、手順まで書いてください
3. まだ試していないこと（別のルート・別のアプリ・別の入り口）

そのうえで、全部だめだった場合の
「手動でもいいから成立する代替案」を1つ提案してください。
その代替案でどこまで自動のままにできて、
私が手を動かすのは何分くらいかも書いてください。

最後の「全部だめだった場合」を必ず書かせるようにしています。これがあると、うまくいかなくても手ぶらで終わらずにすみます。

おわりに

AIが「できません」と言うとき、その中には「本当に無理なこと」と「あなたが5秒で直せること」が混ざっています。混ざったまま渡されると全部無理に見えてしまうので、分けてもらう。それだけで、けっこう進みます。

うちの保存先問題も、たぶんあと一歩です。